Эффективная система прослеживания должна позволять отследить продукты вниз или вверх по цепи поставки, т.е. ответить на вопросы «Где?» находится интересующий Вас объект и «Откуда?» он пришел, т.е. определить происхождение объекта.

Отслеживание движения и местонахождения — комплекс мер, позволяющий идентифицировать продукцию по всей цепи поставки в соответствии с одним или несколькими критериями (например, номер партии или срок годности и т.д.). Основное внимание обращается на отслеживание перемещения изделия от пункта его происхождения до пункта использования.

Отслеживание происхождения позволяет по нескольким поисковым критериям определить место происхождения и связанные с этим характеристики конкретного продукта на любом этапе цепи поставки. Задавая номер партии, можно узнать, какое сырье использовалось для производства данной продукции и характер его происхождения. Представляющие ту или иную опасность для потребителя, удаляется с рынка каждый год.

Глобализация торговли, усложнение процессов производства и цепей поставок, работающих по принципу «just in time» (точно в назначенное время), централизация производства и процессов распределения требуют фундаментального пересмотра большинства путей доставки «правильных» продуктов к потребителю .

С точки зрения управления информационными процессами внедрение систем прослеживаемости в цепи поставок требует от всех вовлеченных торговых партнеров систематического объединения физического потока материалов, полуфабрикатов и готовых продуктов с информационным потоком, описывающим их. Все это требует целостного взгляда на цепь поставки, что наилучшим образом достигается при использовании единого языка делового общения — системы GS1. Эта глобальная универсальная система, принятая потребителями, бизнес-сообществом и правительствами, закладывает уникальный фундамент для обеспечения работы всех необходимых процессов в системах прослеживаемости. Обладая возможностью глобальной уникальной идентификации торговых и логистических единиц, участников и местоположений, система GS1 наилучшим образом подходит для организации прослеживаемости.

Уникальные глобальные идентификаторы GS1 являются ключами, обеспечивающими доступ ко всем данным об истории продукта, приложении и местоположении.

Уникальная идентификация местоположений обеспечивается присвоением Глобального Номера Местоположения (GLN) каждому месту и  функциональному подразделению.

Уникальная идентификация продукта обеспечивается присвоением Глобального Номера Предмета Торговли (GTIN) каждому продукту (потребительской единице). Для прослеживаемости и идентификации конкретного изделия GTIN должен комбинироваться с Серийным Номером или Номером Партии.

GTIN присваивается каждому из трех уровней в упаковочной иерархии: потребительская единица, торговая единица и паллета — последней только при условии, что она может рассматриваться как торговая единица.

Идентификация и прослеживаемость паллет обеспечивается присвоением Серийного Номера Транспортной Упаковки (SSCC). Любой паллете, вне зависимости от ее типа (смешанная или однородная), необходимо нести SSCC, присвоенный в месте формирования. Новый SSCC должен присваиваться каждой новой паллете (логистической единице) каждый раз по мере ее формирования.

• На приемке сырье отправляется на хранение и/или для производственных процессов;
• На производстве (GLN ) выпускаются партии потребительских единиц (GTIN ), каждая со своим номером;
• При упаковке потребительские единицы (GTIN  и номер партии) формируются в стандартные групповые единицы (GTIN );
• На следующих двух этапах (хранение и подготовка к отгрузке) формируются паллеты (SSCC ) и отправляются по месту расположения потребителя (GLN ).

Способность получать данные быстро и точно по всей цепи поставки является основой для создания системы прослеживания. Для этого необходимо управлять последовательной связью между компонентами всего, что получается, упаковывается, хранится и отгружается по всей цепи поставки (пошагово: один шаг вверх, один шаг вниз по цепи).

Если хотя бы один из партнеров цепи поставки ошибается в управлении такими связями, то это может привести к разрыву информационного потока и, как следствие, к нарушению процессов прослеживаемости. Невозможно достигнуть полной прослеживаемости изделия без корректной идентификации продуктов во всех их конфигурациях в каждой точке цепи поставки.